פינת המעילות - גבייה

בדרכו לחדר האוכל של החברה פגש מנהל הכספים של חברת תעשיתית את אחד הספקים של החברה שמסר לו כי בא לסגור חוב. מדובר בספק קטן שתמיד משלם במזומן.

למחרת בבוקר פנה אחד העובדים בבקשה לקבל 100 ₪ לתיקון תקר באחד מרכבי החברה. מנהל הכספים ביקש ממנהלת החשבונות שתיגש לכספת ותיקח את הסכום משם. מנהלת החשבונות חזרה כעבור מספר דקות עם תשובה כי הכספת ריקה. לשאלתו האם בוצעה הפקדת מזומן אתמול או היום ענתה שטרם. שחשדו התעורר נכנס למערכת החשבונות ובדק האם הופקה קבלה על שם הספק. בבדיקתו עלה כי הופקה לספק קבלה על 3,000 ₪ בגין תשלום במזומן.

בדיקה למול הספק אישרה כי אכן זה הסכום שנמסר. מנהל הכספים פנה למנהל החשבונות שעובד בחברה כ 30 שנה בשאלה לעניין הכסף. מנהל החשבונות השיב כי אכן הכסף לא הופקד בכספת עקב לחץ בעבודה וכי הוא ידאג מידית להעביר את הסכום לכספת.

בהמשך היום עדכן מנהל הכספים את המנכ"ל באירוע וציין כי מדובר בחריגה מנהלי החברה אולם הוא מתקשה להאמין כי העובד הוותיק ניסה לגנוב כספים.

לחיזוק דבריו ציין כי מדובר בעובד וותיק ומוערך, מקצועי מאוד ואף חובש כיפה. מנכ"ל החברה ציין כי מבקש שתיערך בדיקה דיסקרטית של הנושא.

מבדיקה שנערכה עלה כי בפועל כרטיס הספק התאפס ביום הקודם אולם לא כתוצאה מקבלת תקבול אלא כתוצאה מפעולה של העברת היתרה הפתוחה לכרטיס של ספק אחר אשר מבדיקה עלה כי אינו פעיל כלל שנים.

הפעולה הנ"ל בוטלה ביום בו פנה סמנכ"ל הכספים ונרשם תקבול כספי בכרטיס. בנוסף עולה כי הקבלה של התשלום בוטלה מיד לאחר הוצאתה ביצוע הפעולה הנ"ל היתה חריגה ולימדה שכפי הנראה העובד תיקן את הרישום השגוי שביצע לצורך הסתרת גניבת הכסף.

במסגרת החקירה שבוצעה נערכה בדיקה של כל פקודות היומן החריגות בהן בוצעה העברות של יתרות בין ספקים. הבדיקה העלתה כי בוצעו מאות פעולות כנ"ל כאשר מרבית הפעולות בוצעו למול ספקים לא פעילים. יתרות אלו הועברו בשלב הבא לכרטיס של הפרשי מטבע.

ההיקף של התקבולים אשר בפועל לא הופקדו בבנק הגיע ל 750 אלף ₪.

בחקירתו הודה העובד כי מעל בכספים כתוצאה מהסתבכות כלכלית ואף השיב חלק מהכספים תוך ויתור על הפיצויים המגיעים לו. החברה פיטרה את העובד אולם נמנעה מהגשת תלונה במשטרה.

הכשלים

מניתוח תהליכי העבודה והבקרות עלו הכשלים הבאים:

1. לחברה היתה מערכת הנהלת חשבונות מיושנת מאוד אשר הקשתה מאוד על קבלת נתונים.

2. לא נערכו בקרות לאיתור ביטול של קבלות.

3. לא נערכו בקרות לאיתור פקודות יומן ידניות וחריגות של העברת יתרות בין ספקים.

4. לא בוצעה בקרה נאותה על "כרטיס הפרשי שער" אשר שימש להסתרת המעילה.

5. החברה לא ערכה התאמות של כרטיסי ספקים.

6. מנהלת החשבונות אשר היה אחראי על קבלת הכספים מספקים היה בעל הרשאה לרישום פקודות יומן ואף היה אחראי על הפקדת הכספים בבנק.

המלצות לשיפור

לצורך מניעת מעילות בתחום הגבייה יש לפעול בראש ובראשונה להפרדת תפקידים נאותה במסגרתה הגורם שמקבל כספים אינו בעל הרשאה לרישום פקודות יומן במערכת.

שנית לאור רגישות קבלת תקבולים במיוחד במזומן יש לבצע בקרות על שלמות הכספים באמצעות אימות הפקדות למול הספקים עצמם, שימוש בלקוח סמוי לצורך בדיקת שלמות ההפקדות וכן ביצוע מגוון בדיקות חכמות כגון בדיקת ביטולי הפקדות והסיבות להן, בדיקת רישום פקודות יומן ידניות ופקודות יומן חריגות כגון העברות בין ספקים, פעולות בכרטיסים לא פעילים וכרטיסי כללים כגון הפרשי שער, עמלות, כרטיס מעבר, וכד'.